Κεφάλαιο 3ο

Σχολιάσετε τη φράση "στη διοίκηση σπάνια μπορεί να επιτευχθεί ο πλήρης ορθολογισμός";

Υπάρχουν πολλοί ορισμοί για τον όρο «απόφαση». Ένας πρώτος ορισμός θεωρεί την «απόφαση» ως τη διαδικασία επιλογής μεταξύ εναλλακτικών λύσεων για την επίτευξη κάποιου στόχου. Ένας δεύτερος ορισμός εκλαμβάνει την «απόφαση» ως τη διαδικασία, η οποία αποβλέπει στη λύση προβλημάτων που έχουν σχέση με τους αντικειμενικούς σκοπούς ενός οργανισμού. Έτσι, αν μια απόφαση δεν υλοποιηθεί, δεν είναι απόφαση, αλλά στην καλύτερη περίπτωση θα είναι μια καλή πρόθεση.

Ανεξάρτητα, όμως, από τον ορισμό που υιοθετείται, πρακτική σημασία έχει κατά πόσο μία απόφαση είναι ορθολογική. Δηλαδή, μας ενδιαφέρει αν καταλήγει στην επιλογή εκείνης της εναλλακτικής πρότασης που επιτυγχάνει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα συγκριτικά με τις λοιπές εναλλακτικές λύσεις στις δεδομένες συνθήκες. Π.χ Πώς θα πάμε από το σπίτι στη δουλειά; (με λεωφορείο, με ποδήλατο, με μοτοποδήλατο, με ιδιωτικό επιβατηγό αυτοκίνητο). Με δεδομένο ότι κάθε εναλλακτική λύση έχει διαφορετικές συνέπειες, κόστος και προϋποθέσεις, το κριτήριο της αποτελεσματικότητας σχετίζεται με τη διερεύνηση των συνεπειών κάθε εναλλακτικής πρότασης, καθώς και με τους διαθέσιμους πόρους. Στην πράξη, όμως, η κατάσταση εμφανίζεται διαφορετική αφού σε πολλές περιπτώσεις τα διοικητικά στελέχη λαμβάνουν αποφάσεις χωρίς να γνωρίζουν όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με το παρόν πρόβλημα και το επιθυμητό αποτέλεσμα. Έτσι, στη διοίκηση σπάνια μπορεί να επιτευχθεί ο πλήρης ορθολογισμός γιατί όπως υποστηρίζεται:

•   οι αποφάσεις λαμβάνονται για το μέλλον, το οποίο κατά κανόνα διακρίνεται για τις αβεβαιότητες του,

•   είναι αδύνατο να διατυπωθούν όλες οι εναλλακτικές λύσεις, που θα μπορούσαν να οδηγήσουν στην πραγματοποίηση του αντικειμενικού σκοπού, και

•  δεν μπορούν να αναλυθούν όλες οι εναλλακτικές προτάσεις ακόμη και με τις σύγχρονες διαθέσιμες τεχνικές υπολογισμού.

Το εύρος, όμως, της δυνατότητας λήψης αποφάσεων διαφέρει σε κάθε επίπεδο διοίκησης. Πιο συγκεκριμένα, με καλές οργανωτικές συνθήκες, δηλαδή με ορθολογική κατανομή της εξουσίας και ευθύνης σε όλα τα επίπεδα ιεραρχίας του οργανισμού:

•   τα ανώτατα διοικητικά στελέχη, τα οποία έχουν πλήρη εξουσία και ευθύνη κατά τη λήψη των αποφάσεων, θέτουν τους γενικούς στόχους,

•  τα μεσαία διοικητικά στελέχη, τα οποία έχουν λιγότερες αποφασιστικές αρμοδιότητες, εκτελούν τις εντολές των ανωτέρων τους και πραγματοποιούν προγράμματα, με σκοπό την επίτευξη των γενικών στόχων που θέτει η ανώτατη διοίκηση, και

•   τα κατώτερα διοικητικά στελέχη, τα οποία έχουν περιορισμένες αποφασιστικές αρμοδιότητες, εκτελούν κατά κανόνα τις εντολές των ανωτέρων τους και ευθύνονται για την υλοποίηση από τους υφισταμένους τους των προγραμμάτων που καταρτίστηκαν από στελέχη των ανωτάτων και μεσαίων ιεραρχικών κλιμακίων του οργανισμού.

Τι γνωρίζετε για τις "ατομικές" και "ομαδικές" αποφάσεις;

Οι αποφάσεις ανάλογα με το βαθμό σταθερότητάς τους διακρίνονται σε:

•   προγραμματισμένες αποφάσεις

•   απρογραμμάτιστες αποφάσεις,

Βάσει του αριθμού των ατόμων που συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, οι αποφάσεις διακρίνονται:

•   Σε ατομικές αποφάσεις, που λαμβάνονται από ένα διοικητικό στέλεχος με τις οποιεσδήποτε πληροφορίες έχει στη διάθεση του. Στις ατομικές αποφάσεις δεν υπάρχει χρονοτριβή και στην περίπτωση των ικανών και καλά εκπαιδευμένων στελεχών υπάρχουν πολλές πιθανότητες να αναγνωριστούν έγκαιρα τα προβλήματα του οργανισμού και να ληφθούν σωστές αποφάσεις. Υπάρχουν, βέβαια, και περιπτώσεις όπου η προσωπικότητα έχει αρνητική επίδραση, αφού, για παράδειγμα, ένα προσεκτικό, συντηρητικό διοικητικό στέλεχος επιλέγει συνήθως μια χαμηλού κινδύνου λύση. Επιπρόσθετα, τα διοικητικά στελέχη που αναζητούν την άριστη λύση σε ένα πρόβλημα είναι κατά κανόνα αναποφάσιστα, ενώ τα άκαμπτα ηγετικά στελέχη δυσκολεύονται στην αναγνώριση των προβλημάτων και στη δημιουργία εναλλακτικών προτάσεων.

•   Σε ομαδικές (ή συλλογικές) αποφάσεις, που λαμβάνονται από μια ομάδα ατόμων, όπως είναι η Σύγκλητος των ΑΕΙ, ο Σύλλογος Διδασκόντων των σχολικών μονάδων της πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης κ.ά. Οι ομαδικές αποφάσεις είναι συνήθως χρονοβόρες και χαρακτηρίζονται για την ασάφεια της υπευθυνότητας. Από την άλλη πλευρά, πλεονεκτούν έναντι των ατομικών αποφάσεων, γιατί: πρώτο έχουν μεγαλύτερη ακρίβεια, επειδή συνδυάζουν τη γνώση πολλών ατόμων, δεύτερο παράγονται περισσότερες εναλλακτικές λύσεις, τρίτο αυξάνεται η αποδοχή των λύσεων και τέταρτο η διαδικασία της ομαδικής λήψης αποφάσεων είναι  σύμφωνη με τα δημοκρατικά ιδεώδη.

Οι συνθήκες με τις οποίες λαμβάνονται οι αποφάσεις είναι συνθήκες:

•  βεβαιότητας, που σημαίνει ότι το διοικητικό στέλεχος που παίρνει απόφαση για κάποιο πρόβλημα του οργανισμού έχει όλες τις πληροφορίες στη διάθεση του και επομένως μπορεί να προβλέψει το σχετικό πρόβλημα,

•   αβεβαιότητας, που συνεπάγεται ότι το διοικητικό στέλεχος δεν έχει στη διάθεση του όλες τις εναλλακτικές λύσεις και τις συνέπειες που έχει καθεμιά απ' αυτές, δηλαδή η απόφαση του στηρίζεται σε περιορισμένες πληροφορίες, και

•  κινδύνου, που σημαίνει ότι το διοικητικό στέλεχος συνδέει την ύπαρξη κάθε εναλλακτικής λύσης και το κόστος αυτής με μια εκτίμηση της πιθανότητας επιτυχίας της. Στην προκειμένη περίπτωση ο κίνδυνος εκφράζεται με τη μορφή της πιθανότητας.

Συνοπτικά μπορούμε να πούμε ότι η ποιότητα των λαμβανομένων αποφάσεων εξαρτάται από δύο βασικούς παράγοντες: την ποιότητα των διαθέσιμων πληροφοριών και την κρίση των διοικητικών στελεχών.

Τέλος, ανάλογα με τα διοικητικά επίπεδα λήψης αποφάσεων, οι αποφάσεις μπορούν να διακριθούν:

•  σε στρατηγικές αποφάσεις, που λαμβάνονται στα ανώτατα ιεραρχικά κλιμάκια και αναφέρονται στη χάραξη κατευθυντήριων γραμμών του οργανισμού,

•  σε λειτουργικές αποφάσεις, που λαμβάνονται συνήθως στα κατώτερα ιεραρχικά κλιμάκια και αφορούν την υλοποίηση των αντικειμενικών σκοπών που τέθηκαν από την ανώτατη ηγεσία.

Γιατί στην πράξη η επιλογή της κατάλληλης λύσης είναι δύσκολο έργο για τη διοίκηση;

Στην πράξη η επιλογή της κατάλληλης λύσης είναι δύσκολο διοικητικό έργο, επειδή:

•   οι εναλλακτικές λύσεις αφορούν το μέλλον ενός οργανισμού, που ως γνωστόν χαρακτηρίζεται για την αβεβαιότητα του. Υπάρχουν, δηλαδή, καταστάσεις (όπως είναι οι απρόβλεπτες πολεμικές συρράξεις, οι τεχνολογικές μεταβολές κ.ά.) που μπορούν να ανατρέψουν οποιαδήποτε σωστή απόφαση,

•   ο στόχος τον οποίο πρέπει να πετύχει μια απόφαση δεν είναι πάντα πλήρως αποφασισμένος, λόγω αδυναμίας των ατόμων να συλλέξουν και να αναλύσουν όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το πρόβλημα, και

•   σε πολλές περιπτώσεις οι αποφάσεις είναι περίπλοκες και οι παράγοντες που περιλαμβάνονται σε αυτές είναι ασαφείς. Οι αποφάσεις που αφορούν τη συμπεριφορά του ανθρώπινου δυναμικού είναι παράδειγμα προς την κατεύθυνση αυτή.

Λόγω των παραπάνω δυσκολιών τα διοικητικά στελέχη χρησιμοποιούν διάφορες τεχνικές για την εξεύρεση της καλύτερης δυνατής λύσης. Μεταξύ των τεχνικών αυτών είναι και η τεχνική κόστους-ωφέλειας. Σε μια απόφαση του ΥΠΕΠΘ, για παράδειγμα, με γενικό αντικειμενικό σκοπό να βελτιωθεί η ποιότητα της παρεχόμενης εκπαίδευσης στους μαθητές της πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης, η αποτελεσματικότητα (ή ποιότητα) μπορεί να μετρηθεί με επι-βεβαιώσιμους παράγοντες, όπως είναι η σχέση του αριθμού των μαθητών ανά δάσκαλο, η χρήση σύγχρονων μέσων διδασκαλίας, η ύπαρξη δασκάλων ειδικοτήτων κ.ά. Σε γενικές γραμμές θα μπορούσαμε να υποστηρίξουμε ότι η συμβολή της παραπάνω τεχνικής βρίσκεται στο γεγονός ότι αναγκάζει το διοικητικό στέλεχος που παίρνει την απόφαση να εξετάσει διάφορες προτάσεις.

Επίσης είναι απαραίτητο στις συλλογικές αποφάσεις να μην υπάρχει ομοφωνία καθώς διαφωνία δίνει ερεθίσματα στη φαντασία των διοικητικών στελεχών ιδιαίτερα όταν υπάρχουν ζητήματα για τα οποία επικρατεί πραγματικά ασάφεια.

Τι πρέπει να κάνει η διοίκηση ενός οργανισμού για την αποτελεσματική υλοποίηση μιας απόφασης;

 Μετά τη λήψη της τελικής απόφασης ακολουθεί το στάδιο της εφαρμογής. Μπορεί τα προηγούμενα στάδια λήψης μιας απόφασης να ήταν σωστά, όμως ο βαθμός υλοποίησης της είναι το κρίσιμο κριτήριο που τη χαρακτηρίζει ως καλή απόφαση ή στην καλύτερη περίπτωση μια καλή πρόθεση. Δεν αρκεί, επομένως, μια απόφαση να είναι λογική και να υποδεικνύει τον καλύτερο τρόπο για την επίτευξη ενός στόχου. Χρειάζεται ακόμη να λαμβάνονται υπόψη οι παράγοντες (π.χ. δαπάνες, συνθήκες περιβάλλοντος κ.ά.) που επηρεάζουν ή εμποδίζουν την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος.

Αλλά τι πρέπει να κάνει η διοίκηση ενός οργανισμού για την αποτελεσματική υλοποίηση μιας απόφασης της;

Αρχικά, πρέπει να γίνει προσεκτικός προγραμματισμός που θα περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των ατόμων και των υλικών μέσων που χρειάζονται για την πραγματοποίηση του. Παράλληλα, είναι ανάγκη να υπάρξει η κατάλληλη οργάνωση έτσι, ώστε να υπάρχει καλή συνεργασία μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών και φυσικά αποτελεσματικός συντονισμός και έλεγχος. Πρέπει, δηλαδή, να αναφέρεται λεπτομερειακά Ποιος θα κάνει τι, Πού, Πώς και Πότε να το ολοκληρώσει. Παραπέρα απαιτείται να υπάρξει δίκτυο επικοινωνίας, για την κατάλληλη ανατροφοδότηση. Τέλος, η πετυχημένη εκτέλεση της απόφασης προϋποθέτει σταθερή διοικητική ηγεσία: πρώτο, για να υπάρχει συνέχεια στο σχεδιασμό της πολιτικής δεύτερο  για. να υπάρχει συνεχής οργανωσιακή υποστήριξη.